Bimtek Manajemen Penataan Dan Pengendalian Arsip

Julkifli: Pengelolaan Naskah Dinas Harus Teliti

Narasumber Saat Memberikan Materi Pengelolaan Arsip

Bima, Jerat Online - Hari kedua Bimbingan Teknis (Bimtek) Manajemen Penataan dan Pengendalian Arsip SKPD dan kecamatan, Kamis (6/4) di aula kantor Bupati Bima diisi sejumlah kiat praktis mengelolaan arsip. 

Bimtek yang secara khusus mengundang para Kasubag Umum dan Kepegawaian SKPD dan Kecamatan Se-Kabupaten Bima ini mengambil tema, "Melalui Kegiatan Bimbingan Teknis Manajemen Pengendalian dan Penataan Arsip SKPD, Kita Wujudkan Pengelolaan Arsip Yang Profesional Menuju Kabupaten Bima Yang RAMAH”.

 

Narasumber kegiatan Julkifli, SH,M.Hum yang juga Kabid Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bima yang menyajikan materi Tata Naskah Dinas, Produk hukum daerah serta arsip aktif dan inaktif dalam pemaparannya mengatakan, pengelolaan naskah dinas harus dilakukan secara teliti dan memperhatikan sejumlah aspek. "Aspek tersebut antara lain pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan". Terangnya.

Selain aspek diatas lanjut mantan Kasubag Perundang-undangan Setda ini, terdapat beberapa asas mengelolaan naskah dinas, mulai dari prinsip efektif dan efisien, pembakuan, akuntabilitas, keterkaitan, kecepatan dan ketepatan, ketelitian, kejelasan, singkat, padat serta logis dan meyakinkan". Terangnya. 

Di hadapan 50 peserta, narasumber lainnya dalam Bimtek yang berlangsung selama dua hari tersebut Satrio Pinto Nugroho, Fungsional Arsiparis Provinsi NTB memaparkan, arsip inaktif dibedakan menjadi arsip teratur dan arsip tidak teratur. “Dalam penataan arsip tidak teratur dapat dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu hanya mengelompokkan tahun dan unit kerja. Sedangkan dengan cara rinci dapat dilakukan berdasarkan tahun, unit kerja ditambah masalah". Urai Satrio. 

Menanggapi pertanyaan peserta tentang kriteria pengelompokan arsip aktif dan inaktif, dirinya memaparkan, "beberapa aspek yang perlu menjadi perhatian dalam pengelompokan arsip antara lain frekuensi akses terhadap arsip. Misalnya jika arsip diakses lebih dari 6 kali maka dokumen tersebut tergolong arsip aktif. 

Dalam penataan arsip, aspek lainnya yang perlu mendapatkan perhatian adalah rekonstruksi arsip. "Rekonstruksi arsip merupakan salah satu tahapan penting yang mencakup pemilahan arsip, memilah antara arsip dan non arsip. Dalam kegiatan ini, "Penyusunan Kelompok arsip dapat dilakukan dengan memilah berdasarkan struktur organisasi, memilah berdasarkan masalah dan memilah berdasarkan kronologis". Terangnya.

Selain teori, pada kedua Bimtek, peserta langsung melakukan diskusi kelompok dan mempraktekkan pemilahan dokumen arsip agar mendapatkan pengetahuan praktis dalam mengelolaan naskah dinas.

[Hum]